Chefer har ofta bekymmer med att de hanterar för många uppgifter utan att be om hjälp. Orsaken är ofta att det känns som att det skulle ta mycket längre tid att lära och visa någon annan. Många lämnar inte ifrån sig uppgifter för att det känns som att det skulle bli sämre om de gav dem till någon annan. De påstår att det är för ”kvaliténs bästa” som de gör det själva.
Problemet med det är att det är ledarskapslogiskt fel och ur ett lönsamhetsperspektiv galet. Resonemanget är sällan sant utan oftast bara en känsla. Det är bättre att ge uppgiften till den som kanske borde ha den och istället lägga tiden på att träna sina medarbetare på att ta ansvar. Chefen kan då lägga sitt fokus på rätt saker som att driva det övergripande strategiska arbetet, se till att alla medarbetare har den information, den tiden, de instruktioner, den tryggheten och de pengarna som de behöver för att uppnå de gemensamt satta målen. Att hantera det kan kräva att du blir en mer sympatisk, mer prestigelös och lite mindre självupptagen och skönare ledare.
Varför är det så svårt att delegera?
Det finns flera förklaringar till varför chefer inte delegerar. Exempel kan vara att de saknar tid för reflektion, okunskap, bristande självinsikt, bristande kompetens i teamet, otydliga mål, avsaknaden av uppföljningsverktyg, pressande deadlines.
Men summa summarum så landar problematiken i din oförmåga att ställa krav på andra människor. Krav på rätt förutsättningar i din roll, krav på rätt kompetens hos människor du arbetar med, krav för att ge dig själv rätt utrymme för att göra ditt jobb och krav på prioriteringar.
Varför är det svårt att ställa krav på andra?
För att du är svag när det gäller att ställa krav på dig själv!
Det du borde börja med i ditt ledarskap är att bli bättre på att lita på dig själv, skapa integritet och få en bättre relation till dig själv. Kunna ge dig själv en plan och sedan följa den, alltså självdisciplin. Genom det bygger du upp styrkan att ställa krav på andra. Du är någon som får ställa krav. När du stärker relationen till dig själv, så att du kan lita på dig själv, växer självförtroendet automatiskt och det blir enklare att ställa högre krav på andra. När du lever upp till det du har sagt, till det du har lovat och till det du vill är det lättare för dig att ställa krav på andra också.
Krav
Krav förknippas ofta med något skavigt, jobbigt, ett måste. Många vill hitta andra ord, sluta känna sig pressade, inte känna sig tvingade. Bara känna känslor som känns kul, fyllt med glädje och som känns bra. Undvik inte ordet krav, börja inte använda andra ord eller gömma dig bakom mjukare begrepp. Ändra istället på din relation till krav så att den blir mjukare. Koppla ihop det med ansvar och gå med på att bli starkare istället. Se, uppskatta och ta in det fina med krav, alla möjligheter som det ger dig när du blir någon att lita på. Då är det lättare för dig att säga till nästa person att du förväntar dig samma sak av hen som du gör av dig själv.
Vad gör du
Om du vill utveckla din förmåga att delegera behöver du först bli bra på att leverera på det du har sagt. Och ifall du har tagit på dig för mycket vill du skära ner på de förväntningarna och börja gå i mål med det som du har lovat dig själv och andra.
Sedan vill du faktiskt träna på samtal. För att delegera handlar om samtal, det handlar om att prata om vilka förväntningar du har och sedan följa upp de förväntningarna.
– Men det är så svårt med uppföljning! tänker du nu.
Det du tänker egentligen är att du är för feg för att boka möten där du säger saker som är lite jobbiga. Det krävs styrka att gå in i ett möte där du med fast blick utgår ifrån att någon som får betalt för ett jobb faktiskt gör det jobbet, berättar vad hen behöver och utmanar sig själv för att få saker gjorda. Inte sviker, kommer med undanflykter eller skyller ifrån sig. Det är en realistisk förväntan att ha på sina medarbetare.
Styrka här är samma sak som tydlighet. För att vara tydlig behöver du vara modig. Rädsla gör dig nämligen otydlig och diffus. När du blir lite rädd undviker du det specifika för att inte någon ska ta illa upp, bli arg eller ledsen. En ledare är såklart empatisk, lyhörd, och vill sina medarbetares bästa. Men för den delen tillåter hen aldrig ett dåligt jobb över en längre tid. Det är inte empatiskt, det är elakt, att låta någon underleverera när personen, du och alla andra vet att det är så. Det är bara fegt!
Du behöver alltså träna upp din förmåga att ta jobbiga samtal. Och som allt annat blir vi bra på det vi tränar. I detta fall blir du bra på svåra och jobbiga samtal genom att ta svåra och jobbiga samtal. Du tränar på att sätta förväntningar, på att hjälpa till med prioriteringar, göra det tydligt hur ni ska mäta prestation och naturligtvis ge konstruktiv feedback och uppmuntran. I början är allt det där lite läskigt. Självklart finns det mindset och arbetssätt som gör det svåra i ditt ledarskap lite lättare och samtidigt mycket mer inspirerande.
Och tänk på att dina medarbetare växer med större ansvar och att de mår bra av att deras ledare har förväntningar på dem.
Lycka till!